L’employeur a lancé son plan de recouvrement des trop-payés Phénix l’an dernier. Depuis, de nombreux membres de l’AFPC, anciens et actuels, ont reçu une lettre les avisant d’un trop-payé. Certains d’entre eux doivent sans doute de l’argent au gouvernement, mais de graves erreurs trahissent la hâte dans laquelle le processus a été établi.

Si vous avez reçu un avis de trop-payé, lisez ce qui suit avant d’agir.

1. J’ai reçu un avis de trop-payé. Que dois-je faire?

Sachez que bien d’autres fonctionnaires sont dans la même situation que vous. L’an dernier, le gouvernement a envoyé environ 10 000 avis pour les trop-payés de 2017. On prévoit qu’il en enverra plus de 37 000 cette année pour ceux de 2018, dont 22 000 doivent être vérifiés et envoyés.

 Voici les étapes que nous vous recommandons de suivre : 

• D’abord, lisez l’avis attentivement pour relever les erreurs, le cas échéant.
  • En principe, vous trouverez toute l’information nécessaire à l’annexe A.
  • Si les sommes en trop ont été versées plus de six ans avant la date de l’avis, l’employeur n’a pas le droit de les recouvrer. 
  • Assurez-vous que le montant du trop-payé est exact. 
  • Déterminez si vous avez besoin de plus d’information pour comprendre le trop-payé.
  • Assurez-vous de ne pas avoir déjà remboursé le trop-payé, car les avis sont parfois envoyés en double.
• En juillet 2023, le Centre des services de paye a adopté de nouveaux modèles d’avis, ce qui a réglé certains problèmes, mais a en créé d’autres. Certains ministères ont adapté les nouveaux modèles en le compliquant davantage, tandis que d’autres utilisent toujours l’ancien modèle.
• Remplissez l’annexe B. C’est ici que vous indiquez si vous êtes d’accord ou non avec le trop-payé. Assurez-vous de répondre dans le délai prescrit afin d’éviter le recouvrement automatique du trop-payé. Si vous n’êtes pas d’accord, vous devez expliquer pourquoi.
• Comme il est indiqué à la page 1 ou 2 de l’avis, transmettez l’annexe B remplie accompagnée d’une demande d’intervention de paye.
• Réfléchissez à la possibilité de déposer un grief. Voir la question Est-ce que je devrais déposer un grief pour contester le trop-payé?
• Si vous avez contesté le trop-payé, un conseiller ou une conseillère en rémunération communiquera avec vous après avoir reçu votre annexe B. Attendez d’avoir de ses nouvelles.
   

2. Il y a des retenues sur ma paye, mais je n’ai pas reçu d’avis de trop-payé. Que dois-je faire?

Vous avez droit à un avis qui explique le trop-payé, vous permet de l’accepter ou de le contester et propose des options de remboursement.  

Si vous n’avez pas reçu d’avis détaillé, communiquez avec le Centre de contact avec la clientèle et expliquez à l’agente ou à l’agent que vous faites l’objet de mesures de recouvrement sans qu’on vous ait envoyé d’avis, permis de revoir l’information ou proposé des options de remboursement.  

3. Quelles sont les réponses possibles à l’avis de trop-payé?

Vous trouverez l’annexe B à la dernière page de l’avis de trop-payé. Elle décrit les façons de répondre à l’avis.

Si vous avez reçu l’ancienne version de l’avis, vous pouvez choisir l’option 1 : « Je reconnais l’existence du trop-payé remontant à l’année XX dont les détails sont présentés dans l’annexe A de la présente lettre datée du X » ou l’option 2 : « J’accuse réception de la lettre datée du XX, mais je conteste la validité ou le montant du trop-payé pour la raison suivante (expliquez) ».

Si vous choisissez l’option 2, vous devez donner les raisons de votre désaccord, sans quoi l’employeur pourrait commencer à recouvrer le trop-payé immédiatement.

Si vous avez reçu un des avis modifiés, vous avez plusieurs options qui sont expliquées à la question « Comment dois-je remplir l’annexe B de l’avis? ».

4. Est-ce qu’il y a des erreurs dans tous les avis de trop-payé?

De nombreux avis de trop-payé portés à l’attention de l’AFPC ne respectent pas le délai de prescription de six ans, comportent des erreurs, incluent des sommes qui ont déjà été remboursées ou ne contiennent pas suffisamment de renseignements.  

Cela dit, d’autres sont valides.     

Si vous savez que votre trop-payé est justifié, et si aucune des situations décrites à la prochaine question ne s’applique à vous, vous devez rembourser l’argent qu’on vous a versé en trop.  

5. Est-ce que je devrais contester le trop-payé?

Vous pouvez contester le trop-payé dans les cas suivants :

• On ne vous a pas donné assez d’information pour comprendre en quoi consiste le trop-payé.  
• Vous croyez que le trop-payé est une erreur ou que le montant n’est pas exact.  
• Vous croyez avoir déjà remboursé le trop-payé.  
• Le délai de prescription de six ans est expiré. 
• L’employeur vous a dit que vous n’aviez pas de trop-payé ou que vous l’aviez remboursé, et vous vous êtes fiés à sa parole à votre détriment.  
• Vous n’étiez pas au courant du trop-payé avant de recevoir l’avis de l’employeur. Vous avez tenu pour acquis, à votre détriment, que votre paye était exacte. 
• Le fait de rembourser le trop-payé aurait de graves répercussions pour vous.  

6. Comment dois-je remplir l’annexe B?  

Ancienne version de l’avis – Vous avez deux options : 

• Option 1 (Je reconnais l’existence du trop-payé)  
• Option 2 (J’accuse réception de l’avis, mais je conteste la validité ou le montant du trop-payé)  

Si vous contestez le trop-payé, cochez l’option 2 et indiquez les raisons de votre contestation dans l’espace prévu à cet effet. Vous pouvez joindre un autre feuillet si vous n’avez pas assez de place.

Version 2023 de l’avis – L’annexe B pourrait comprendre les options suivantes :

Option A – Paiement direct à l’organisation pour le montant total du trop-payé. Les méthodes de remboursement disponibles sont les suivantes : <insérer les options de remboursement applicables offertes par votre organisation>; ou

Option B – Je ne suis pas d’accord avec la validité de ce trop-payé et j’ai fourni des raisons détaillées/joint des documents justificatifs. *

Autres versions – Notre équipe Phénix a vu d’autres versions qui comprennent au moins deux des options suivantes :

Option 1 – Je reconnais et accepte le trop-payé tel qu’il est détaillé dans l’annexe A de cette lettre datée du JJ-MMM-AAAA et je souhaite rembourser immédiatement le trop-payé (choisir l’option de remboursement A, B ou C ci-dessous); ou Option 2 – Je reconnais le trop-payé tel que détaillé dans l’annexe A de cette lettre datée JJ-MMM-AAAA et je souhaite reporter le remboursement (sélectionnez l’option de remboursement A, B ou C ci-dessous) jusqu’à ce que les conditions soient remplies (j’ai reçu toutes les sommes dues et j’ai reçu trois chèques de paye consécutifs et corrects); ou Option 3 – Je ne suis pas d’accord avec la validité ou le montant du trop-payé indiqué à l’annexe A et j’ai joint des documents justificatifs. Le défaut de soumettre des documents justificatifs peut entraîner la prise de mesures de recouvrement, conformément à la section A.3.15.4 de l’annexe A de la Directive sur les conditions d’emploi). *

 

Important : assurez-vous de donner des détails très précis. Si vous n’écrivez rien ou seulement « Je ne suis pas d’accord avec le trop-payé », le Centre des services de paye activera le recouvrement.  

Les trop-payés devraient être numérotés, ce qui vous permettra de choisir l’option A ou B pour chaque numéro de trop-payé. 

Quoi écrire sur les lignes réservées aux explications

Exemple : J’ai déjà remboursé un trop payé pour cette période le (date). Il me semble qu’il s’agit du même trop-payé qu’on me demande de rembourser. 

Exemple : Je crois que le montant du trop-payé est erroné parce que je n’ai pas pris congé du X au Y. J’ai annulé mon congé avant qu’il commence, mais mon gestionnaire n’a pas transmis l’information correctement au Centre des services de paye. 

Exemple : Je ne comprends pas l’information présentée à l’annexe A. Les montants pour X et Y ne me semblent pas exacts. J’aurais aussi besoin des dates des bordereaux de paye où figurent les montants que vous croyez avoir payés en trop pour les comparer à mes dossiers.

Exemple : Si le délai de prescription de six ans est passé, insérez ce paragraphe :

Le présumé trop-payé (___ $) comprend la somme de (____ $), qui va au-delà du délai de recouvrement admissible selon la Loi sur la responsabilité civile de l’État et le contentieux administratif. Selon les renseignements fournis par mon syndicat, l’employeur n’a donc pas le droit de percevoir ce trop-payé : syndicatafpc.ca/mise-a-jour-trop-payes-phenix.

 

 

Merci de me confirmer par écrit si cette dette sera ajustée ou supprimée de mon dossier de paye.

Vous pouvez aussi déposer un grief pour contester le trop-payé. Demandez l’aide de votre section locale ou de votre Élément en cas de besoin.
 

7. Est-ce que je devrais déposer un grief pour contester le trop-payé?

C’est peut-être une bonne idée de déposer un grief dans les cas suivants : 

1. Le trop-payé a été calculé incorrectement ou a été envoyé en double. 
2. Le trop-payé, en tout ou en partie, date de plus de six ans. 
3. Vous avez tenu pour acquis, à votre détriment, que votre paye était exacte. Ainsi, vous avez peut-être pris des décisions personnelles importantes parce que vous ne saviez pas qu’on vous avait trop payé ou que l’employeur vous avait dit que le montant de votre paye était exact.  
4. Le fait de rembourser le trop-payé vous causerait de graves difficultés financières. 

Respectez le délai prévu pour le dépôt d’un grief : pour la plupart des fonctionnaires fédéraux représentés par l’AFPC, le délai est de 25 jours suivant la date à laquelle la personne a été informée ou prend connaissance pour la première fois de l’action ou des circonstances donnant lieu au grief.  

Notez que le dépôt d’un grief ne suspend pas automatiquement le recouvrement. C’est pourquoi vous devriez aussi remplir l’annexe B de l’avis de trop-payé.  

8. Le dépôt d’un grief suspend-il automatiquement le recouvrement d’un trop-payé?  

Non. La meilleure façon de vous y prendre est de remplir l’annexe B, en indiquant pourquoi vous contestez le trop-payé et en demandant qu’on suspende le recouvrement.

Toutefois, déposez aussi un grief pour faire valoir vos droits si vous contestez le trop-payé.

9. Pourquoi déposer un grief s’il ne suspend pas automatiquement le recouvrement?  

Le grief peut s’avérer très utile. Si le montant du trop-payé est inexact ou si le délai de prescription n’a pas été respecté, votre ministère pourrait régler la question ou demander des précisions durant le processus de règlement des griefs.  

Un grief peut aussi vous aider à obtenir compensation après coup. Ce serait le cas, par exemple, si l’employeur avait recouvré un trop-payé par erreur et que cela vous avait causé des difficultés financières, car vous pourriez obtenir qu’il vous rembourse le montant recouvré en trop et qu’il vous verse des dommages.  

10. Que puis-je faire si aucune de ces situations ne s’applique, mais que je ne veux pas rembourser le trop-payé étant donné que c’est l’employeur qui est responsable du fiasco Phénix?  

Malheureusement, la loi vous oblige à rembourser le trop-payé, à moins qu’il date de plus de six ans ou que vous ayez un problème particulier ou le droit légal de le contester. Cela dit, vous avez tout de même le droit de demander un taux de remboursement moins élevé si celui que propose l’employeur risque de vous causer des ennuis financiers. Nous sommes conscients que c’est frustrant : vous n’avez pas demandé qu’on vous paie en trop et la situation vous fait perdre du temps et exige beaucoup de démarches.     

Si de nombreux problèmes de paye vous ont rendu la vie difficile, nous vous encourageons fortement à présenter une demande d’indemnisation pour répercussions graves.

11. Le taux de recouvrement de 10 % est au-dessus de mes moyens. Que dois-je faire?  

Par défaut, le gouvernement retiendra 10 % de votre paye brute aux deux semaines pour le remboursement du trop-payé. Vous trouverez une section appelée « Options de remboursement », qui suit normalement la liste des trop-payés, dans la plupart des avis.

C’est là que vous pouvez demander un taux de 5 %, que peut approuver le Centre des services de paye. Si c’est encore trop pour vous, il y aura une option B ou C, selon l’avis, où vous pourrez indiquer que le taux proposé vous causerait des difficultés personnelles et financières.

Si vous ne voyez pas ces options ou si vous manquez d’espace, vous pouvez rayer ce qui est écrit et ajouter la mention « voir document ci-joint ». Dans le corps de votre courriel ou dans un document distinct, indiquez que le taux proposé est au-dessus de vos moyens et qu’il vous causerait des difficultés personnelles et financières. 

12. Et si l’employeur me demande de rembourser un trop-payé qui date de plus de six ans (« somme prescrite »)?

Si l’employeur a attendu plus de six ans avant d’entamer le recouvrement de votre trop-payé, il n’a pas le droit de vous forcer à le rembourser ni de percevoir ce montant contre votre gré.

Or, certains des avis de trop-payé récemment envoyés par le Centre des services de paye et l’employeur ne mentionnent pas que les montants peuvent comprendre des sommes versées il y a plus de six ans. Certains membres ne sont donc pas au courant qu’il y a un délai de prescription pour le recouvrement des trop-payés et qu’ils ne sont peut-être pas tenus de rembourser une partie ou la totalité de leur dette.

Le remboursement d’un trop-payé qui précède ce délai est volontaire; autrement dit, l’employeur ne peut pas vous l’imposer.

Nous sommes d’avis que vous avez le droit de savoir si la somme demandée est prescrite.
Lisez cet article pour savoir si votre trop-payé précède le délai de prescription. Notre équipe peut aussi vous aider : écrivez-nous et sélectionnez l’option « Trop-payés Phénix ».

Les membres nous signalent maintenant que le Centre des services de paye a commencé à recouvrer des montants prescrits sans les aviser. Le Centre vous dira peut-être que ces sommes sont recouvrées automatiquement parce qu’elles totalisent moins de 10 % de votre paye brute aux deux semaines. Si c’est le cas, déposez un grief. Vous avez le droit qu’on vous prévienne de toute retenue à la source.

Pour toute question ou pour faire vérifier les montants cités dans un récent avis de trop-payé, écrivez-nous et sélectionnez l’option « Trop-payés Phénix ».

Vous devez nous fournir votre code d’identification de dossier personnel et une copie de votre avis, le cas échéant. Un membre de notre équipe Phénix vous répondra le plus rapidement possible. Après avoir examiné votre avis, nous vous recommanderons des solutions et vous expliquerons les prochaines étapes possibles, s’il y a lieu. 

13. Je ne sais pas si le délai de prescription a été respecté. Comment puis-je vérifier?  

Consultez la page Contactez-nous de notre site Web et choisissez l’option « Trop-payés Phénix » dans le menu déroulant « Sujet du message ». En temps normal, un membre de notre équipe d’intervention Phénix sera en mesure de vous répondre en 24 à 48 heures pour vous donner un coup de main.

14. J’ai besoin d’aide pour remplir l’annexe B. À qui dois-je m’adresser?   

Consultez la question « Comment dois-je remplir l’annexe B de l’avis? » ci-dessus.

Si vous avez encore des questions ou si vous voulez de l’aide pour formuler les raisons de votre contestation, communiquez avec l’équipe Phénix à partir de la page Contactez-nous de notre site Web et choisissez l’option « Trop-payés Phénix » dans le menu déroulant « Sujet du message ». En temps normal, un membre de l’équipe sera en mesure de vous répondre en 24 à 48 heures. Nous examinerons votre avis de trop-payé et vous accompagnerons dans le processus.

15. L’employeur a-t-il le droit de recouvrer le trop-payé même si je ne réponds pas?  

Si vous ne répondez pas à l’avis ou si vous contestez le trop-payé sans donner de détails, l’employeur entreprendra probablement le recouvrement. N’oubliez pas votre employeur est le gouvernement fédéral et qu’il a plusieurs moyens à sa disposition pour recouvrer les trop-payés.  

L’AFPC a vu l’employeur recouvrer les trop-payés d’anciens fonctionnaires à même leurs remboursements d’impôt, leurs prestations de retraite ou des sommes qui leur étaient dues au moment de quitter leur emploi ou de prendre leur retraite (p. ex., indemnité de départ ou dédommagement Phénix).  

Si vous êtes encore fonctionnaire, l’employeur recouvrera le trop-payé au moyen de retenues sur la paye ou soustraira le montant du trop-payé de sommes qu’il vous doit, comme le salaire rétroactif.  

16. Pourquoi l’employeur me demande-t-il de rembourser un trop-payé alors que c’est lui qui me doit encore de l’argent?  

C’est frustrant, en effet. Dans le cadre de son plan de recouvrement des trop-payés, l’employeur épluche ses comptes pour relever les sommes payées en trop, mais une seule année à la fois, en commençant par 2016, puis 2017, etc.

En d’autres mots, il ne regarde pas l’ensemble de votre dossier de paye avant de vous demander un remboursement. Il s’en tient à une année et une série de mouvements de paye à la fois.

Si l’employeur tenait compte de l’ensemble de votre dossier, il pourrait découvrir que certaines sommes auxquelles vous avez droit n’ont pas encore été comptabilisées. Ces sommes aideraient à réduire ou à éliminer le trop-payé. Dans certains cas, il en resterait et c’est l’employeur qui finirait par vous devoir de l’argent.

Si vous croyez que l’employeur vous doit de l’argent, demandez-lui de procéder au rapprochement complet de votre dossier de paye.

Pour accepter le trop-payé, mais le rembourser seulement lorsque le rapprochement de votre dossier sera terminé, suivez les instructions ci-dessous qui s’appliquent à votre situation.

Si vous travaillez toujours à la fonction publique et que votre avis date d’avant juin 2023, choisissez l’option 1 (vous acceptez le trop-payé). Puis, sous « Options de remboursement », cochez « Une fois les trois conditions remplies (les options flexibles sont appliquées) ». L’employeur doit alors reporter le recouvrement jusqu’à ce que les trois conditions suivantes soient remplies : 1) l’employeur vous aura payé toutes les sommes qu’il vous doit; 2) vous aurez reçu trois payes consécutives sans erreur; 3) vous aurez conclu une entente de recouvrement avec l’employeur.

Si vous travaillez toujours à la fonction publique et que votre avis date d’après juin 2023, acceptez le trop-payé en suivant les instructions de la foire aux questions. Ensuite, dans les options de remboursement, sélectionnez l’option B ou C selon l’avis qui vous a été donné. 

Si vous ne travaillez plus à la fonction publique, votre avis de trop-payé ne comprendra pas les mêmes options de remboursement, qu’il vous ait été donné avant ou après juin 2023. Pour accepter le trop-payé, mais le rembourser seulement lorsque le rapprochement de votre dossier sera terminé, choisissez l’option 1 (Je reconnais l’existence du trop-payé) et indiquez quelque part sur la page que vous voulez attendre le rapprochement complet de votre dossier avant de procéder au remboursement, parce que vous croyez que c’est plutôt l’employeur qui vous doit de l’argent.

Pour contester le trop-payé :

Choisissez l’option 2 ou 3, selon l’avis (vous contestez le trop-payé), et décrivez en détail les raisons de votre opposition. Demandez aussi le rapprochement complet de votre dossier de paye parce vous croyez que c’est l’employeur qui vous doit de l’argent.

Le fait que l’employeur pourrait vous devoir de l’argent pour une autre année que celle visée par l’avis de trop-payé n’est généralement pas une raison suffisante de suspendre le recouvrement. Pour cela, vous devez prouver que le recouvrement est fondé sur des données erronées ou que le délai de prescription est passé.

L’AFPC croit que l’employeur ne devrait pas recouvrer les trop-payés avant d’avoir rapproché l’ensemble de votre dossier de paye et versé les sommes qu’il vous doit, le cas échéant. L’AFPC a déposé un grief de principe pour contester le plan de recouvrement de l’employeur.

17. Toute cette histoire est enrageante. Je veux qu’on me dédommage pour toutes les pertes causées par Phénix. Comment dois-je m’y prendre?  

Si les ratés de Phénix ont eu des effets néfastes sur votre vie ou votre santé, nous vous encourageons fortement à présenter une demande d’indemnisation pour répercussions graves.

En mars 2021, le dédommagement général Phénix a été ajouté à la paye de tous les fonctionnaires en exercice. Si vous êtes un ancien fonctionnaire, vous pourriez avoir droit vous aussi à un dédommagement d’un montant maximal de 2 500 $, mais celui-ci ne vous a pas été versé automatiquement. Nous vous conseillons fortement d’en faire la demande. Vous pourriez également être admissible à d’autres réclamations.

18. À qui dois-je m’adresser?  

Si vous voulez déposer un grief, votre section locale ou votre Élément peut vous aider.

Vous pouvez aussi joindre l’équipe Phénix en remplissant le formulaire Contactez-nous et en sélectionnant « Trop-payés Phénix » dans le menu déroulant « Sujet du message ». Vous devez nous fournir votre code d’identification de dossier personnel et une copie de votre avis de trop-payé, le cas échéant. Un membre de l’équipe sera en mesure de vous répondre en 24 à 48 heures.