L’employeur a lancé son plan de recouvrement des trop-payés Phénix l’an dernier. Depuis, plusieurs membres anciens et actuels de l’AFPC ont reçu un avis de trop-payé (lettre de recouvrement). Certains d’entre eux doivent sans doute de l’argent au gouvernement, mais de graves erreurs trahissent la hâte dans laquelle le processus a été établi.    

Si vous avez reçu un avis de trop-payé, lisez ce qui suit avant d’agir.  

1. Au secours! J’ai reçu un avis de trop-payé. Que dois-je faire?

Sachez que bien d’autres fonctionnaires sont dans la même situation que vous. L’an dernier, le gouvernement a envoyé environ 10 000 avis et on prévoit qu’il en enverra plus de 37 000 cette année.  

Voici les étapes que nous vous recommandons de suivre :  

• D’abord, lisez l’avis attentivement pour relever les erreurs, le cas échéant.  
  • Vérifiez si les sommes en trop ont été versées plus de six ans avant la date de l’avis. Si c’est le cas, il se peut que le délai de prescription (la date après laquelle le trop-payé ne peut plus être recouvré) soit passé et que l’employeur n’ait pas le droit de demander de remboursement.  
  • Assurez-vous que le montant du trop-payé est exact. 
  • Déterminez si vous avez besoin de plus d’information pour comprendre le trop-payé. 
  • Assurez-vous de ne pas avoir déjà remboursé le trop-payé, car les avis sont parfois envoyés en double.  
• S’il y a des problèmes, répondez à l’avis en remplissant l’annexe B (option 2) pour contester le trop-payé.
• Remplissez l’annexe B. C’est ici que vous indiquez si vous êtes d’accord ou non avec le trop-payé. Si vous n’êtes pas d’accord, vous devez expliquer pourquoi. Si vous ne répondez pas à l’avis dans le délai imparti, le gouvernement recouvrera automatiquement le trop-payé.
• Transmettez l’annexe B remplie. 
• Réfléchissez à la possibilité de déposer un grief. Voir la question « Est-ce que je devrais déposer un grief pour contester le trop-payé? » 
• Si vous avez contesté le trop-payé, un conseiller ou une conseillère en rémunération communiquera avec vous après avoir reçu votre annexe B. Attendez d’avoir de ses nouvelles.

2. Il y a des retenues sur ma paye, mais je n’ai pas reçu d’avis de trop-payé. Que dois-je faire?

Vous avez droit à un avis qui explique le trop-payé, vous permet de l’accepter ou de le contester et propose des options de remboursement.  

Si vous n’avez pas reçu d’avis détaillé, communiquez avec le Centre de contact avec la clientèle et expliquez à l’agente ou à l’agent que vous faites l’objet de mesures de recouvrement sans qu’on vous ait envoyé d’avis, permis de revoir l’information ou proposé des options de remboursement.  

3. Quelles sont mes options?

Vous trouverez l’annexe B à la dernière page de l’avis de trop-payé. Elle décrit les façons de répondre à l’avis.  

Vous pouvez choisir l’option 1 : « Je reconnais l’existence du trop-payé remontant à l’année XX dont les détails sont présentés dans l’annexe A de la présente lettre datée du X » ou l’option 2 : « J’accuse réception de la lettre datée du XX, mais je conteste la validité ou le montant du trop-payé pour la raison suivante ». Si vous choisissez l’option 2, vous devez donner les raisons de votre désaccord, sans quoi l’employeur pourrait commencer à recouvrer le trop-payé immédiatement. 

4. Est-ce qu’il y a des erreurs dans tous les avis de trop-payé?

De nombreux avis de trop-payé portés à l’attention de l’AFPC ne respectent pas le délai de prescription de six ans, comportent des erreurs, incluent des sommes qui ont déjà été remboursées ou ne contiennent pas suffisamment de renseignements.  

Cela dit, d’autres sont valides.     

Si vous savez que votre trop-payé est justifié, et si aucune des situations décrites à la prochaine question ne s’applique à vous, vous devez rembourser l’argent qu’on vous a versé en trop.  

5. Est-ce que je devrais contester le trop-payé?

Vous pouvez contester le trop-payé dans les cas suivants :

• On ne vous a pas donné assez d’information pour comprendre en quoi consiste le trop-payé.  
• Vous croyez que le trop-payé est une erreur ou que le montant n’est pas exact.  
• Vous croyez avoir déjà remboursé le trop-payé.  
• Le délai de prescription de six ans est expiré. 
• L’employeur vous a dit que vous n’aviez pas de trop-payé ou que vous l’aviez remboursé, et vous vous êtes fiés à sa parole à votre détriment.  
• Vous n’étiez pas au courant du trop-payé avant de recevoir l’avis de l’employeur. Vous avez tenu pour acquis, à votre détriment, que votre paye était exacte. 
• Le fait de rembourser le trop-payé aurait de graves répercussions pour vous.  

6. Comment dois-je remplir l’annexe B?  

L’annexe B devrait comprendre deux options :  

• Option 1 (Je reconnais l’existence du trop-payé)  
• Option 2 (J’accuse réception de l’avis, mais je conteste la validité ou le montant du trop-payé)  

  Si vous contestez le trop-payé, cochez l’option 2 et indiquez les raisons de votre contestation dans l’espace prévu à cet effet. Vous pouvez joindre un autre feuillet si vous n’avez pas assez de place.  

Donnez des détails très précis. Si vous n’écrivez rien ou seulement « Je ne suis pas d’accord avec le trop-payé », le Centre des services de paye activera le recouvrement.    

Quoi écrire 

Exemple : J’ai déjà remboursé un trop payé pour cette période le (date). Il me semble qu’il s’agit du même trop-payé qu’on me demande de rembourser.  

Exemple : Je crois que le montant du trop-payé est erroné parce que je n’ai pas pris congé du X au Y. J’ai annulé mon congé avant qu’il commence, mais mon gestionnaire n’a pas transmis l’information correctement au Centre des services de paye.  

Exemple : Je ne comprends pas l’information présentée à l’annexe A. Les montants pour X et Y ne me semblent pas exacts. J’aurais aussi besoin des dates des bordereaux de paye où figurent les montants que vous croyez avoir payés en trop pour les comparer à mes dossiers.  

Exemple : Si le délai de prescription de six ans est passé, insérez ce paragraphe :  

Le présumé trop-payé (___$) comprend la somme de (____$), qui va au-delà du délai de recouvrement admissible selon la Loi sur la responsabilité civile de l’État et le contentieux administratif, car j’ai reçu l’avis de trop-payé le [date], alors que le trop-payé date du [date]. Selon les renseignements fournis par mon syndicat, l’employeur n’a donc pas le droit de percevoir ce trop-payé puisqu’il s’est écoulé plus de six ans entre le versement du montant et l’avis de recouvrement : syndicatafpc.ca/mise-a-jour-trop-payes-phenix.

Merci de me confirmer par écrit si cette dette sera ajustée ou supprimée de mon dossier de paye.

Vous pouvez aussi déposer un grief pour contester le trop-payé. Demandez l’aide de votre section locale ou de votre Élément en cas de besoin.  

7. Est-ce que je devrais déposer un grief pour contester le trop-payé?

C’est peut-être une bonne idée de déposer un grief dans les cas suivants : 

1. Le trop-payé a été calculé incorrectement ou a été envoyé en double. 
2. Le trop-payé, en tout ou en partie, date de plus de six ans. 
3. Vous avez tenu pour acquis, à votre détriment, que votre paye était exacte. Ainsi, vous avez peut-être pris des décisions personnelles importantes parce que vous ne saviez pas qu’on vous avait trop payé ou que l’employeur vous avait dit que le montant de votre paye était exact.  
4. Le fait de rembourser le trop-payé vous causerait de graves difficultés financières. 

Respectez le délai prévu pour le dépôt d’un grief : pour la plupart des fonctionnaires fédéraux représentés par l’AFPC, le délai est de 25 jours suivant la date à laquelle la personne a été informée ou prend connaissance pour la première fois de l’action ou des circonstances donnant lieu au grief.  

Notez que le dépôt d’un grief ne suspend pas automatiquement le recouvrement. C’est pourquoi vous devriez aussi remplir l’annexe B de l’avis de trop-payé.  

8. Le dépôt d’un grief suspend-il automatiquement le recouvrement d’un trop-payé?  

Ce n’est malheureusement pas le cas. La meilleure façon de vous y prendre est de choisir l’option 2, en indiquant pourquoi vous contestez le trop-payé et en demandant qu’on suspende le recouvrement.

9. Pourquoi déposer un grief s’il ne suspend pas automatiquement le recouvrement?  

Le grief peut s’avérer très utile. Si le montant du trop-payé est inexact ou si le délai de prescription n’a pas été respecté, votre ministère pourrait régler la question ou demander des précisions durant le processus de règlement des griefs.  

Un grief peut aussi vous aider à obtenir compensation après coup. Ce serait le cas, par exemple, si l’employeur avait recouvré un trop-payé par erreur et que cela vous avait causé des difficultés financières, car vous pourriez obtenir qu’il vous rembourse le montant recouvré en trop et qu’il vous verse des dommages.  

10. Que puis-je faire si aucune de ces situations ne s’applique, mais que je ne veux pas rembourser le trop-payé étant donné que c’est l’employeur qui est responsable du fiasco Phénix?  

Malheureusement, la loi vous oblige à rembourser le trop-payé, à moins qu’il date de plus de six ans ou que vous ayez un problème particulier ou le droit légal de le contester. Cela dit, vous avez tout de même le droit de demander un taux de remboursement moins élevé si celui que propose l’employeur risque de vous causer des ennuis financiers. Nous sommes conscients que c’est frustrant : vous n’avez pas demandé qu’on vous paie en trop et la situation vous fait perdre du temps et exige beaucoup de démarches.     

Si de nombreux problèmes de paye vous ont rendu la vie difficile, nous vous encourageons fortement à présenter une demande d’indemnisation pour répercussions graves.

11. Le taux de recouvrement de 10 % est au-dessus de mes moyens. Que dois-je faire?  

Par défaut, le gouvernement retiendra 10 % de votre paye brute aux deux semaines pour le remboursement d’un trop-payé. 

Toutefois, vous pouvez demander un taux de recouvrement de 5 %. Choisissez l’option 2 et indiquez dans l’espace réservé à cet effet que le taux proposé vous causerait des difficultés financières. Un taux de 5 % est généralement approuvé sans problème.  

12. Je ne sais pas si le délai de prescription a été respecté. Comment puis-je vérifier?  

Consultez la page Contactez-nous de notre site Web et choisissez l’option « Trop-payés Phénix » dans le menu déroulant « Sujet du message ». En temps normal, un membre de notre équipe d’intervention Phénix sera en mesure de vous répondre en 24 à 48 heures pour vous donner un coup de main.

13. J’ai besoin d’aide pour remplir l’annexe B. À qui dois-je m’adresser?   

Commencez par lire les instructions à la question « Comment dois-je remplir l’annexe B? » plus haut.

Si vous avez encore des questions ou si vous voulez de l’aide pour formuler les raisons de votre contestation, communiquez avec l’équipe d’intervention Phénix à partir de la page Contactez-nous de notre site Web et choisissez l’option « Trop-payés Phénix » dans le menu déroulant « Sujet du message ». En temps normal, un membre de notre équipe d’intervention Phénix sera en mesure de vous répondre en 24 à 48 heures.  

14. L’employeur a-t-il le droit de recouvrer le trop-payé même si je ne réponds pas?  

Si vous ne répondez pas à l’avis ou si vous contestez le trop-payé sans donner de détails, l’employeur entreprendra probablement le recouvrement. N’oubliez pas votre employeur est le gouvernement fédéral et qu’il a plusieurs moyens à sa disposition pour recouvrer les trop-payés.  

L’AFPC a vu l’employeur recouvrer les trop-payés d’anciens fonctionnaires à même leurs remboursements d’impôt, leurs prestations de retraite ou des sommes qui leur étaient dues au moment de quitter leur emploi ou de prendre leur retraite (p. ex., indemnité de départ ou dédommagement Phénix).  

Si vous êtes encore fonctionnaire, l’employeur recouvrera le trop-payé au moyen de retenues sur la paye ou soustraira le montant du trop-payé de sommes qu’il vous doit, comme le salaire rétroactif.  

15. Pourquoi l’employeur me demande-t-il de rembourser un trop-payé alors que c’est lui qui me doit encore de l’argent?  

C’est frustrant, en effet. Dans le cadre de son plan de recouvrement des trop-payés, l’employeur épluche ses comptes pour relever les sommes payées en trop, mais une seule année à la fois, en commençant par 2016, puis 2017, etc.    

En d’autres mots, il ne regarde pas l’ensemble de votre dossier de paye avant de vous demander un remboursement. Il s’en tient à une année et une série de mouvements de paye à la fois.  

Si l’employeur tenait compte de l’ensemble de votre dossier, il pourrait découvrir que certaines sommes auxquelles vous avez droit n’ont pas encore été comptabilisées. Ces sommes aideraient à réduire ou à éliminer le trop-payé. Dans certains cas, il en resterait et c’est l’employeur qui finirait par vous devoir de l’argent.    

Si vous croyez que l’employeur vous doit de l’argent, demandez-lui de procéder au rapprochement complet de votre dossier de paye.    

Pour accepter le trop-payé, mais le rembourser seulement lorsque le rapprochement de votre dossier sera terminé  

Si vous travaillez toujours à la fonction publique, choisissez l’option 1 (vous acceptez le trop-payé) puis, sous « Options de remboursement », cochez « Une fois les trois conditions remplies (les options flexibles sont appliquées) ». Le recouvrement sera reporté jusqu’à ce que les trois conditions suivantes soient remplies : 1) l’employeur vous aura payé toutes les sommes qu’il vous doit; 2) vous aurez reçu trois payes consécutives sans erreur; 3) vous aurez conclu une entente de recouvrement avec l’employeur.  

Si vous ne travaillez plus à la fonction publique, votre avis de trop-payé ne comprendra pas les mêmes options de remboursement. Choisissez l’option 1 (Je reconnais l’existence du trop-payé) et indiquez quelque part sur la page que vous voulez attendre le rapprochement complet de votre dossier avant de procéder au remboursement, parce que vous croyez que c’est plutôt l’employeur qui vous doit de l’argent.  

Pour contester le trop-payé 

Choisissez l’option 2 (vous contestez le trop-payé) et décrivez en détail les raisons de votre opposition. Demandez aussi le rapprochement complet de votre dossier de paye parce vous croyez que c’est l’employeur qui vous doit de l’argent.  

** Le fait que l’employeur vous doit de l’argent pour une autre année que celle visée par l’avis de trop-payé n’est généralement pas une raison suffisante de suspendre le recouvrement. Pour cela, vous devez prouver que le recouvrement est fondé sur des données erronées ou que le délai de prescription est passé. 

L’AFPC croit que l’employeur ne devrait pas recouvrer les trop-payés avant d’avoir rapproché l’ensemble de votre dossier de paye et versé les sommes qu’il vous doit, le cas échéant. L’AFPC a déposé un grief de principe pour contester le plan de recouvrement de l’employeur.  

16. Phénix, c’est un vrai fouillis et je veux qu’on me dédommage pour toutes mes pertes. Comment dois-je m’y prendre?  

Si les ratés de Phénix ont eu des effets néfastes sur votre vie ou votre santé, nous vous encourageons fortement à présenter une demande d’indemnisation pour répercussions graves. 

En mars 2021, le dédommagement général Phénix a été ajouté à la paye de tous les fonctionnaires en exercice. Si vous êtes un ancien fonctionnaire, vous pourriez avoir droit vous aussi à des dommages d’un montant maximal de 2 500 $. Nous vous conseillons fortement d’en faire la demande. 

17. À qui dois-je m’adresser?  

Si vous voulez déposer un grief, votre section locale ou votre Élément peut vous aider.

Si un avis de trop-payé vous cause des problèmes, communiquez avec notre équipe d’intervention Phénix. Nous répondons généralement dans un délai de 24 à 48 heures, du lundi au vendredi. Nous sommes là pour vous aider.