Le comité exécutif est responsable de l’administration des affaires de la section locale. La ou le secrétaire s’occupe de la tenue des dossiers et de la gestion de la correspondance. La trésorière ou le trésorier surveille les finances.

Tenue des dossiers

1. Procès-verbaux

Le procès-verbal sert à consigner les décisions et les mesures prises, les présences et les absences et toute autre information jugée utile. Il comporte notamment les informations suivantes :

• le type de réunion (ordinaire, du comité exécutif, extraordinaire, annuelle);
• la date, l’heure et le lieu de la réunion;
• le nom de la présidence et de la ou du secrétaire;
• le nom des autres membres du comité exécutif présents;
• le nombre de membres présents;
• l’approbation du procès-verbal de la réunion précédente;
• les résumés de tous les rapports présentés;
• toutes les motions (nom du motionnaire et du comotionnaire, et si la motion a été adoptée et rejetée);
• le résumé des questions importantes débattues, même si aucune décision n’a été prise à leur égard;
• les renseignements relatifs aux élections (personnes élues par un vote, par acclamation);
• l’heure de la levée de la séance;
• la signature du ou de la secrétaire et de la présidence.

Tous les membres du comité exécutif, et plus particulièrement la ou le secrétaire, doivent pouvoir retracer rapidement un point abordé lors d’une réunion antérieure. À cette fin, il peut être utile de créer une liste (papier ou électronique) des sujets consignés aux procès-verbaux avec des renvois à ces documents. Ce recueil peut contenir les procès-verbaux des assemblées ordinaires des membres, des assemblées annuelles, des réunions du comité exécutif et des réunions des comités.

Lorsqu’il y a une élection à la section locale/succursale, il faut consigner au procès-verbal le nom de toutes les personnes élues par vote ou par acclamation à une charge ou comme membre d’un comité. Dès que possible après l’élection, on transmet le nom, l’adresse de courriel et les numéros de téléphone des dirigeantes et dirigeants nouvellement élus au bureau régional de l’AFPC.

2. Correspondance

Les sections locales reçoivent et envoient toutes sortes de lettres et de courriels. La correspondance se fait surtout avec les membres, le ou la VPER de l’AFPC, le bureau national et le bureau régional de l’AFPC (surtout dans le cas des SLCD) et l’employeur. Les sections locales/succursales communiquent aussi avec des organismes syndicaux affiliés (p. ex., conseils du travail, fédérations du travail) et d’autres partenaires communautaires ou de justice sociale.

La ou le secrétaire détermine à qui un document ou un courriel est destiné (le comité exécutif, un comité ou l’ensemble des membres) et le fait suivre en conséquence.

• Comité exécutif : on transmet la correspondance au comité exécutif. À sa prochaine réunion, celui-ci l’étudiera, fera des recommandations, décidera de la suite à donner ou fera circuler l’information. Les mesures prises doivent être notées dans le procès-verbal de la réunion suivante. Pour faciliter les recherches, on peut ajouter sur la correspondance une note indiquant la date de la réunion et un renvoi au procès-verbal faisant état de la suite à donner.

• Comités : on transmet la correspondance destinée aux comités à la présidence des comités. Cette dernière doit informer la ou le secrétaire du comité exécutif si des recommandations sont faites avant la date de la prochaine réunion du comité exécutif. Ici aussi, on peut ajouter une note indiquant la date de la réunion et un renvoi au procès-verbal faisant état de la suite à donner.
• Ensemble des membres : Il s’agit, notamment, des décisions du comité exécutif qui doivent être ratifiées par les membres, ou encore de l’information émanant de l’AFPC ou de partenaires du monde syndical ou de la justice sociale qui doit être portée à leur connaissance. La correspondance destinée à l’ensemble des membres doit être transmise lors d’une réunion des membres, diffusée au moyen des listes de distribution par courriel et/ou affichée lorsqu’il convient de le faire.

3. Registre de la correspondance

Pour garder la correspondance de la section locale en bon ordre, il y a lieu de tenir un registre de toute la correspondance reçue et à laquelle on a donné suite. Ce registre doit regrouper les données suivantes : le nom de l’expéditeur, la date d’envoi, la date de réception, la question traitée, la personne à qui la correspondance a été transmise, le suivi qui a été fait et l’endroit où la correspondance a été classée. Lorsque la ou le secrétaire a ces renseignements à sa portée, il lui est beaucoup plus facile de faire rapport aux réunions du comité exécutif et aux assemblées générales.

Le registre de la correspondance permet avant tout de vérifier le suivi. Lorsque la section locale donne suite à une question, il est crucial de noter ce qui s’est ou ne s’est pas produit. La crédibilité de la section locale auprès de ses membres et sa capacité d’obtenir des résultats dépend souvent du suivi apporté.

4. Dossiers

La section locale doit garder toute la correspondance, y compris une copie des lettres et des courriels rédigés par la ou le secrétaire et par les autres dirigeantes et dirigeants. Pour être efficace, un système de classement doit être simple. Il permet ainsi à tous les membres de la section locale de trouver rapidement l’information cherchée, qu’il s’agisse de dossiers papier ou électroniques. Voici quelques conseils pour vous aider à mettre sur pied un système de classement.

On pourrait difficilement dresser une liste de tous les dossiers possibles que pourrait contenir le système de classement d’une section locale/succursale, mais voici les plus importants :

• les dossiers de chaque comité de la section locale;
• un dossier contenant les coordonnées à jour des membres et tout inventaire des membres;
• les rapports de vérification et les états financiers;
• les griefs;
• les procès-verbaux;
• les bulletins d’information et autres documents d’information.

L’expérience vous dictera s’il faut ouvrir un dossier sur tel ou tel un sujet ou si des dossiers de nature plus générale seront plus utiles. Les dossiers doivent être rassemblés en un seul endroit, de préférence dans un classeur ou un tiroir qui peut être fermé à clé ou dans un fichier électronique protégé par un mot de passe.

Les renseignements sur les membres et les dossiers sur les griefs doivent toujours demeurer confidentiels.

À intervalles réguliers, il faut retirer ou supprimer les documents désuets. On peut les détruire s’ils ne sont plus pertinents ou les entreposer. Il revient à la ou au secrétaire de garder les dossiers à jour dans un endroit sûr et de les transmettre à la personne qui lui succèdera.

Administration financière

La trésorière ou le trésorier est la personne chargée de l’administration des fonds de la section locale. Il est essentiel de tenir des dossiers minutieux de toutes les transactions financières. Chaque SLCD fournit à la présidente nationale ou au président national de l’AFPC : 1) un état annuel détaillé des recettes et des dépenses et 2) un bilan de l’actif, du passif et des actions au 31 mars de chaque année.

Budget

Les budgets sont essentiels à la planification. Ils devraient être étroitement reliés au plan stratégique de la section locale (voir le chapitre 3) pour faire en sorte que les fonds sont dépensés judicieusement et en fonction des objectifs de la section. Les budgets montrent comment les cotisations sont utilisées et expliquent les motifs d’une augmentation projetée des cotisations. Un budget annuel doit être proposé aux membres lors de l’assemblée générale annuelle. Ce sont les membres qui adoptent les budgets et qui mandatent la section locale de respecter les priorités fixées par le budget.

Si votre section locale ne fait pas de budget, elle devrait commencer à le faire. En plus de faciliter la tâche de la trésorière ou du trésorier au moment de la réunion des membres, le budget aide les membres à savoir comment l’argent sera dépensé. Enfin, et surtout, c’est un outil précieux pour le comité exécutif tout au long de l’année, car les priorités des membres sont établies en partie selon le montant d’argent qu’ils affectent aux diverses activités.