Pourquoi le syndicat a-t-il besoin de renseignements personnels?

L’AFPC recueille les renseignements personnels des membres des unités de négociation qu’elle représente afin de réaliser ses objectifs légitimes. L’AFPC a besoin de tels renseignements pour s’acquitter de son devoir de représentation, offrir toute une gamme de services à ses membres, communiquer avec ces derniers et les mobiliser.

Par exemple, l’AFPC pourrait souhaiter communiquer avec des membres hors du lieu de travail pour diverses raisons : les informer d’une offre finale ou d’un vote de grève; remplir d’autres obligations prévues dans la loi; leur offrir des services relatifs à des griefs, des services juridiques ou d’autres formes d’aide; les mettre à contribution dans les activités du syndicat.

Ainsi, l’AFPC recueille des renseignements personnels pour :

• aider le syndicat à défendre les droits de ses membres en vertu des conventions collectives et des dispositions législatives applicables;
• enquêter sur des griefs, des appels et des réclamations et assurer le suivi;
• conserver des dossiers sur l’effectif syndical;
• communiquer avec les membres, les mobiliser et répondre à leurs questions;
• fournir des renseignements au sujet des programmes et des avantages s’appliquant aux membres;
• fournir des documents imprimés et en ligne;
• gérer les activités du syndicat, y compris celles des Éléments et des sections locales, faire parvenir de la correspondance et effectuer de la recherche (p.ex., sondage auprès des membres);
• consulter les membres concernant les programmes, les priorités et les activités du syndicat;
• favoriser la participation aux activités syndicales;
• prélever les cotisations et les évaluations;
• recueillir les données démographiques concernant les membres (p.ex., préférence linguistique, nombre d’années comme membre);
• vérifier l’admissibilité à l’indemnité de grève et aux avantages sociaux et en assurer le versement;
• donner suite aux demandes de remboursement des dépenses des membres qui participent aux activités syndicales;
• défendre des causes sociales et politiques, conformément au mandat énoncé dans les Statuts de l’AFPC; et
• se plier à d’autres exigences de la loi et des règlements.

Quel type de renseignements le syndicat demande-t-il?

Pour réaliser ses objectifs légitimes, l’AFPC pourrait demander les renseignements suivants : nom, coordonnées personnelles (adresse postale, adresse de courriel et numéro de téléphone) et numéro d’assurance sociale. Le syndicat peut aussi demander des données démographiques : date de naissance, sexe et préférence linguistique. De plus, elle pourrait recueillir des données se rapportant au travail : antécédents professionnels, classification de poste, fonctions, taux de rémunération et dossier de cotisations syndicales.

S’il offre des services particuliers ou souhaite s’acquitter d’autres responsabilités en matière de représentation, le syndicat pourrait recueillir d’autres données. Par exemple, des permanents syndicaux pourraient avoir besoin de renseignements personnels

supplémentaires s’ils sont appelés à défendre un grief ou à donner suite à un dossier découlant de la convention collective ou se rattachant autrement à l’emploi. L’AFPC pourrait aussi demander à ses membres d’indiquer leur appartenance à un groupe visé par les mesures d’équité en emploi pour offrir des services ou des programmes mieux adaptés aux besoins.

L’AFPC tient à ce que les renseignements personnels recueillis, utilisés, divulgués ou conservés soient aussi exacts, pertinents et complets que l’exigent les fins auxquelles ils servent.

Comment le syndicat recueille-t-il les renseignements personnels?

En règle générale, l’AFPC ne recueille, n’utilise ou ne divulgue aucun renseignement personnel sans le consentement de la personne visée. Cependant, dans certaines circonstances, le consentement n’est pas requis ou ne peut être obtenu. L’AFPC pourrait, par exemple, recueillir des renseignements personnels que possèdent les employeurs en vertu de la convention collective ou par ordonnance d’un tribunal ou d’un tribunal administratif.

L’AFPC peut recueillir et conserver des renseignements personnels des sources suivantes :

• formulaires de cotisation et cartes d’adhésion;
• formulaires de grief, d’appel ou de remboursement des dépenses;
• renseignements fournis par les employeurs conformément aux dispositions de la convention collective ou par ordonnance d’un tribunal ou d’un tribunal administratif;
• renseignements obtenus en vertu d’exigences prévues dans les lois ou les règlements;
• sondages, formulaires d’inscription, etc.; et
• communications avec des dirigeantes syndicales ou des dirigeants syndicaux et des membres du personnel (courriels, lettres, etc.).

L’AFPC n’assume aucune responsabilité pour le vol, la divulgation non autorisée, la perte, la modification ou la destruction de données par d’autres parties, mais prend toutes les précautions raisonnables pour prévenir de tels incidents. Les permanents

syndicaux ou les dirigeants élus de l’AFPC coupables d’avoir utilisé les renseignements personnels des membres à des fins non autorisées peuvent faire l’objet de mesures disciplinaires conformément à la convention collective pertinente ou aux Statuts de l’AFPC.

Si l’AFPC doit refuser à une personne l’accès à ses renseignements personnels, elle en informe le demandeur par écrit avec justifications à l’appui. Lorsque le syndicat accorde l’accès aux renseignements, si les renseignements en question s’avèrent faux ou incomplets, l’AFPC apporte les modifications nécessaires.

L’AFPC a nommé un agent de la protection de la vie privée, qui est chargé de faire respecter la présente politique et de répondre aux questions des membres. Cet agent est également habilité à émettre des directives et à rendre des décisions concernant l’interprétation et l’application de la politique.

Veuillez parvenir vos questions, commentaires ou plaintes concernant la protection de la vie privée à personne responsable de la protection de la vie privée de l'AFPC: Privacy-Confidentialite@psac-afpc.com

Dans les quinze (15) jours qui suivent le dépôt d’une plainte, l’agent ou l’agente de la protection de la vie privée communique avec la personne plaignante pour accuser réception de la plainte et établir un échéancier de règlement de la plainte. Si la personne plaignante juge le règlement inacceptable ou si la plainte se rapporte directement à l’agent ou à l’agente de la protection de la vie privée, la présidence nationale est saisie de l’affaire.