Foire aux questions sur le système de paye Phénix

*MISE À JOUR* - le 12 october 2017

Contexte

Ma paye est inexacte. Que devrais-je faire?

Si votre salaire est administré par votre employeur (ministère, agence, organisme), suivez la procédure qu’il a établie.

Si votre salaire est administré par le Centre de la paye de Miramichi, suivez les instructions ci-dessous.

Des problèmes de paye? Consultez les instructions affichées par le gouvernement dans son site Web.

  • Informez-en votre gestionnaire et ressources humaines.
  • Notez en détail tout problème que vous éprouvez.
  • Signalez votre problème de paye en remplissant le formulaire de rétroaction sur Phénix ou en communiquant avec le Centre des services de paye au 1-855-686-4729 ou au 506-424-4330 si vous êtes à l’extérieur du Canada et des États-Unis.
  • Assurez-vous d’avoir en main les renseignements suivants :
    • votre code d’identification de dossier personnel (CIDP);
    • votre numéro de téléphone;
    • votre ministère ou agence;
    • votre prénom et nom de famille.
  • Faites un suivi. Si le Centre des services de paye vous a déjà donné un numéro de cas, vous pouvez suivre l’évolution de votre dossier en utilisant l’outil en ligne de Phénix. Vous pouvez également appeler le Centre au 1-855-686-4729. Ce sera sans doute long avant que vous obteniez une réponse puisqu’il est très sollicité en ce moment. Il est néanmoins important de signaler les problèmes de paye par téléphone ou en ligne.
  • Pour d’autres renseignements, rendez-vous sur la page Rémunération à la fonction publique.

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Que faire si j’ai un urgent besoin d’argent?

Si vous avez un urgent besoin d’argent, vous pouvez demander un paiement prioritaire ou une avance de salaire d’urgence

Paiements prioritaires

  • Les paiements prioritaires peuvent être versés aux employés actuels qui ne reçoivent pas le salaire qui leur est dû ou à d’anciens employés qui n’ont pas été payés correctement en raison des erreurs du système Phénix.
  • Ces paiements sont effectués par le ministère de l’employé, selon les priorités, et correspondent au montant auquel cet employé a droit et sans lequel il est aux prises avec des difficultés financières.
  • Il s’agit, entre autres, de retards dans le traitement de la paye (normale ou d’intérimaire), d’indemnités (y compris de maternité et parentales), d’heures supplémentaires, de paiements pour services supplémentaires et d’augmentations de salaire (promotion ou nouvel échelon de rémunération).
  • Le montant du paiement prioritaire équivaut à 66 % du salaire brut de l’employé, ce qui correspond, en gros, à son salaire net.
  • Les paiements prioritaires devront plus tard être remboursés et seront prélevés sur la paye normale de l’employé. Ils ne seront toutefois recouvrés qu’une fois que vous aurez commencé à recevoir votre salaire normal et reçu le plein montant auquel vous avez droit.
  • Si vous avez besoin d’un paiement prioritaire, indiquez à votre gestionnaire la nature du problème de paye que vous éprouvez (paye d’intérimaire, nouvel échelon de rémunération, mauvais taux de rémunération, etc.) et les dates pertinentes (date d’augmentation d’échelon, date de la promotion, période d’affectation intérimaire, etc.).
  • Lorsque l’employeur aura vérifié ces renseignements, il vous enverra la confirmation du montant qui vous est dû et l’information pertinente sur le processus de remboursement. Par la suite, un paiement prioritaire vous sera versé. 
  • Si vous croyez que l’on a injustement refusé de vous verser un paiement prioritaire, communiquez avec votre représentant syndical et signalez également le problème en remplissant le formulaire de rétroaction en ligne sur Phénix.

Avances de salaire d’urgence

  • Les avances de salaire d’urgence sont accordées aux nouveaux employés et à ceux qui reviennent d’un congé non payé jusqu’à ce que leur dossier de paye dans Phénix soit mis à jour.
  • Le montant de l’avance équivaut à 66 % du salaire brut de l’employé, ce qui correspond, en gros, à son salaire net.
  • Les avances de salaire d’urgence sont versées par les ministères.
  • Besoin d’une avance de salaire d’urgence?
    • Avisez votre gestionnaire que vous avez des problèmes de paye.
    • Votre gestionnaire confirmera que depuis votre embauche, votre réembauche ou votre retour au travail, vous n’avez pas reçu de salaire au second jour de paye (puisque nous sommes payés en arrérages).
    • Votre gestionnaire pourra vous aider à déterminer la raison du problème et vous aider à obtenir une avance de salaire d’urgence auprès de votre ministère.
    • Si vous satisfaites aux conditions établies par votre ministère, remplissez les documents requis, avec l’aide de votre gestionnaire, et soumettez-les à votre ministère.

Autres situations pour lesquelles vous pourriez avoir droit à des paiements d’urgence

  • Si vous êtes en congé parental, de maternité ou d’invalidité et que vous n’avez pas encore commencé à recevoir vos prestations en raison des problèmes liés à Phénix, vous pouvez faire une demande de paiements prioritaires si les temps d’attente habituellement prévus sont dépassés.
  • L’employeur ne peut refuser de vous verser une avance de salaire d’urgence ou un paiement prioritaire simplement parce que vous n’auriez normalement pas reçu de chèque de paye pendant votre congé non payé. Cela représente 66 % du salaire brut que vous auriez normalement reçu et non pas seulement le supplément.
  • Si vous êtes dans cette situation, utilisez le modèle de lettre suivante, ajoutez-y les renseignements pertinents et faites parvenir le tout à votre gestionnaire et à l’administrateur général de votre ministère.

À l’attention de (nom et adresse courriel du gestionnaire)

Le (inscrire la date), je suis parti(e) en congé (de maternité, parental ou d’invalidité) approuvé. Cela fait maintenant (xx) jours que mon congé a débuté et le système Phénix n’a toujours pas produit les documents nécessaires pour que ma demande de prestations (d’assurance-emploi ou d’invalidité) soit traitée.

Cette situation m’occasionne des difficultés financières. Ainsi, je vous prie de bien vouloir présenter immédiatement une demande de paiements d’urgence ou prioritaires pour le plein salaire qui m’est dû, conformément au troisième paragraphe de la lettre qu’a envoyée à votre ministère Mme Yaprak Baltacioglu, secrétaire du Conseil du Trésor, le 23 mars 2017, en accord avec l’ordonnance de la Cour fédérale datée du 22 décembre 2016.

Je vous remercie d’agir rapidement pour régler cette situation, qui a de graves conséquences sur ma situation financière.

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Combien faudra-t-il de temps pour régler mes problèmes de paye?

Cela dépend de la nature du problème et des normes de service en vigueur au Centre des services de paye et dans l’ensemble de la fonction publique. Si votre gestionnaire, les Ressources humaines ou toute autre personne ayant l’autorité financière ne saisissent pas les données sur la paye en temps opportun, cela peut ralentir l’administration de votre paye par le système Phénix.

On s’occupe en priorité des fonctionnaires qui ne reçoivent pas leur salaire. Ces cas se règlent généralement en deux périodes de paye.

Ensuite, viennent les fonctionnaires qui sont en congé parental, de maternité ou d’invalidité.

Pour tous les autres cas, le délai de règlement varie.

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Comment l’employeur récupérera-t-il les avances et les trop-payés?

Voir : Renseignements pour les employés sur l’impôt et le remboursement

L’AFPC et le Conseil du Trésor ont établi des modalités de recouvrement qui ne causeront pas davantage de soucis financiers aux fonctionnaires. Nous tenions aussi à éviter toute répercussion fiscale désavantageuse aux membres qui ont été trop payés.

L’employeur ne cherchera pas à se faire rembourser tant que les fonctionnaires lésés n’auront pas reçu tout l’argent auquel ils ont droit. Si vous n’êtes pas en mesure de rembourser le gouvernement selon les règles établies, vous devriez discuter avec votre employeur d’autres options de remboursement.

Si vous croyez que le calendrier de remboursement risque de vous causer des difficultés financières, parlez-en avec votre gestionnaire, expliquez-lui pourquoi et tâchez de vous entendre sur un calendrier de remboursement plus souple. Les ministères ont été avisés que les employés pour qui les options de remboursement causent des difficultés financières pourront demander d’obtenir une entente de remboursement différente, sur une plus longue période.

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Quand les problèmes de paiement des indemnités, des affectations intérimaires et des heures supplémentaires seront-ils réglés?

L’AFPC fait pression sur l’employeur pour qu’il règle ces problèmes le plus rapidement possible.

Des mises à jour paraîtront régulièrement sur le site Web du gouvernement.

Il est important de savoir qu’il s’agit toutefois des normes du Centre des services de paye. L’amélioration des normes de service du gouvernement dépend de la rapidité à laquelle votre ministère entre l’information dans les différents systèmes.

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Je prends ma retraite. Est-ce que j’aurai de la difficulté à recevoir ma pension à cause des ratés de Phénix?

C’est possible, si le Centre des pensions ne reçoit pas en temps opportun votre formulaire « Information sur la retraite ». Selon la norme de service établie par l’employeur, le traitement de votre dossier devrait prendre 20 jours. Or, l’employeur ne respecte pas cette norme de façon constante. Les fonctionnaires qui prennent leur retraite doivent quand même suivre la procédure normale, c’est-à-dire envoyer au Centre des pensions leur lettre d’intention qui indique la date prévue de leur départ.

Si vous ne recevez pas votre pension, remplissez le formulaire de rétroaction en ligne sur Phénix ou appelez le Centre des services de paye au 1-855-686-4729. Le Centre fera ensuite un suivi. Ce sera sans doute long avant que vous obteniez une réponse puisque le Centre des services de paye est très sollicité en ce moment. Il est tout de même important de signaler les problèmes de paye par téléphone ou en ligne.

Pour plusieurs, il y a aussi des retards dans le versement des indemnités de départ. Et le problème est accentué par le fait que les retraités de la fonction publique n’ont pas accès au système de paye Phénix. Si c’est votre cas, communiquez immédiatement avec votre ancien ministère pour l’en informer. S’il continue d’y avoir des retards concernant le paiement de votre indemnité de départ ou de votre pension, contactez le syndicat et nous prendrons les mesures nécessaires pour accélérer le traitement de votre dossier.

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Je suis en congé d’invalidité, mais je n’ai encore reçu aucune prestation d’invalidité de SunLife. Que faire?

Comme nous l’a expliqué la SunLife, elle ne peut pas traiter les demandes d’assurance invalidité tant que l’employeur ne lui a pas envoyé tous les renseignements nécessaires.

À la demande du syndicat, des mesures spéciales ont été mises en place pour traiter l’arriéré des demandes d’assurance invalidité causé par les erreurs du système Phénix.

Des dispositions ont été prises avec la SunLife afin d’accélérer le traitement des demandes des employés qui éprouvent des problèmes en raison de Phénix. Si vous êtes en attente de prestations d’assurance invalidité et que les conditions suivantes s’appliquent à votre situation, avisez immédiatement votre gestionnaire :

  1. Vous éprouvez des difficultés financières.
  2. Votre employeur tarde à émettre sa déclaration.
  3. La période d’attente de 13 semaines est terminée ou vous avez épuisé tous vos crédits de congé de maladie (le plus long des deux).
  4. Vous ne recevez pas de prestations d’assurance-emploi.

Votre gestionnaire devrait suggérer à la Sun Life de vous verser jusqu’à six mois de prestations avant le règlement de la demande, à condition que l’assureur ait reçu la déclaration de votre employeur et celle de votre médecin traitant.

Les employés qui effectuent un retour progressif au travail ont aussi des problèmes de paye parce que la SunLife ne reçoit pas les renseignements dont elle a besoin pour effectuer les paiements partiels en temps opportun.

Si vous éprouvez des difficultés financières, vous pouvez aussi faire une demande de paiements prioritaires.

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Que faire si, à cause des ratés de Phénix, je n’ai plus accès au Régime de soins de santé de la fonction publique ou si je n’y ai jamais été inscrit?

Voir : Administration des régimes de prestations d’assurance collective pour le centre des services de paye de la fonction publique

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J’ai demandé un relevé d’emploi, mais je ne l’ai toujours pas reçu. Que faire?

Dès que vous cesserez de travailler, faites une demande de prestations d’assurance-emploi. Il y a une période d’attente d’une semaine avant que vous commenciez à recevoir des prestations d’assurance-emploi. Les prestations gouvernementales parentales ou de maternité prévoient des prestations complémentaires pour cette période.

Vous pouvez faire une demande de prestations d’assurance-emploi en vous rendant à un bureau de Service Canada et en présentant l’un des documents suivants :

  • Votre relevé d’emploi
  • Une copie papier de votre dernier bordereau de paye (si vous n’avez pas encore reçu votre relevé d’emploi)

L’employeur doit fournir un relevé d’emploi à Service Canada en votre nom. Habituellement, il le fait par voie électronique. Vous pouvez entamer le processus pour obtenir des prestations d’assurance-emploi sans votre relevé d’emploi, mais le traitement comme tel pourrait être retardé. Les fonctionnaires en congé parental n’ont pas besoin d’un relevé d’emploi pour faire une demande d’assurance-emploi.

Si, à cause de Phénix, Service Canada n’a pas reçu votre relevé d’emploi, il peut vous en remettre un provisoire. Vous devrez lui indiquer votre situation d’emploi et votre salaire normal. Vos prestations d’assurance-emploi pourraient changer lorsque Service Canada recevra le relevé d’emploi émis par l’employeur, que vous pourrez consulter en visitant Mon dossier Service Canada.

Voici les étapes à suivre :

  1. Avant de quitter le travail, imprimez votre dernier bordereau de paye.
  2. Avant d’amorcer votre congé, assurez-vous que vos coordonnées sont à jour dans le système des Ressources humaines.
  3. Dès que vous que cessez de travailler, faites une demande de prestations d’assurance-emploi; vous commencerez à recevoir des prestations de l’assurance-emploi ou du RQAP après une période d’attente d’une semaine.
  4. Si vous ne recevez pas vos prestations complémentaires en temps opportun, communiquez avec votre gestionnaire et avec le département des RH afin d’obtenir des paiements prioritaires.
  5. Lorsque vous aurez commencé à recevoir vos prestations complémentaires de façon régulière, prenez des dispositions afin de rembourser les paiements prioritaires qui vous auront été versés.

Vous devez envoyer au Centre des services de paye votre lettre d’admissibilité ou vos bordereaux de prestations de l’assurance-emploi ou du RQAP dès que vous les recevez. Ces documents confirment que vous avez droit aux prestations complémentaires.

Par la suite, chaque mois, vous devrez fournir au Centre des services de paye des preuves du fait que vous recevez des prestations d’assurance-emploi.

Ces documents doivent être soumis au Centre en remplissant le formulaire de demande d’intervention de paye.

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Est-ce que le gouvernement dédommage les fonctionnaires qui ont dû faire des dépenses imprévues à cause des ratés de Phénix?

Si vous avez reçu des payes incomplètes ou inexactes après que votre ministère ou organisme ait commencé à utiliser le système de paye Phénix et que vous avez été contraint d’engager des dépenses en raison de ces problèmes, vous pouvez présenter une réclamation.

Sur la page Web dédiée au système Phénix, vous trouverez des instructions et un formulaire à remplir.

Pour appuyer votre réclamation, vous devrez fournir tous vos reçus et autres documents pertinents. Il est donc très important de les conserver.

Votre ministère ou organisme a nommé une agente ou un agent responsable des réclamations qui peut répondre à vos questions et vous aider à remplir et à présenter votre formulaire de réclamation.

Que faire si vous croyez que votre réclamation n’a pas été traitée équitablement?

  • Si votre réclamation est rejetée, on vous fera part par écrit de votre droit de déposer un grief.
  • On vous demandera de signer un formulaire de renonciation pour les dépenses qui ont été approuvées. Lorsqu’une réclamation est partiellement rejetée, le formulaire de renonciation porte seulement sur les dépenses qui ont été approuvées. Ainsi, cela ne vous empêchera pas de déposer un grief plus tard concernant les dépenses non approuvées.
  • Le formulaire de renonciation ne vous empêchera pas non plus de faire d’autres réclamations à l’avenir.
  • Les griefs liés aux réclamations seront traités au dernier palier du processus ministériel de règlement des griefs et un processus d’arbitrage simplifié sera mis en place.

Cette façon de procéder a été recommandée à tous les ministères et organismes pour traiter les griefs liés aux réclamations des frais additionnels engagés en raison d’erreurs du système Phénix.

Voir aussi : Foire aux questions au sujet du processus de réclamation à l’échelle du gouvernement du Canada

 

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Les erreurs du système de paye auront-elles des répercussions sur l’impôt?

SPAC et l’ARC ont publié, sur leurs sites Web, d’importants renseignements et des infographies qui permettent de mieux comprendre les répercussions fiscales des problèmes liés au système Phénix.

Voir aussi : Répercussions fiscales liées à Phénix

 

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Qu’a fait l’AFPC pour forcer le gouvernement à arranger Phénix et à régler les problèmes causés par ce système?

L’AFPC ne s’est pas contentée de rester passive dans le dossier de Phénix. En fait, c’est tout le contraire. Elle a commencé à sonner l’alarme en 2011, demandant au gouvernement de ne pas mettre en œuvre ce système de paye.

À l’époque, le gouvernement conservateur avait décidé, sans aucune consultation ni négociation, de centraliser les services de paye de tous les ministères fédéraux à Miramichi, au Nouveau-Brunswick. Il a ainsi perdu de nombreux conseillers en rémunération chevronnés qui connaissaient les conventions collectives des employés et les particularités de la paye dans leur ministère.

Depuis 2011, l’AFPC dénonce l’abolition de ces postes et les répercussions sur le traitement de la paye.

Nous continuons de faire tout ce qui est en notre pouvoir pour contribuer à régler les problèmes de paye liés au système Phénix et pour minimiser leurs conséquences négatives sur nos membres. 

Voici certaines des actions que nous avons entreprises jusqu’à maintenant :

  • Nous avons déposé un grief de principe contre SPAC et le Conseil du Trésor invoquant le défaut de l’employeur de limiter les répercussions du nouveau système sur les fonctionnaires et d’offrir une formation suffisante sur ce système.
  • Nous avons déposé, auprès de la Commission des relations de travail et de l’emploi dans la fonction publique, une plainte pour pratique déloyale de travail contre l’employeur. L’audience a eu lieu en septembre 2016 et nous attendons la décision de la Commission.
  • L’AFPC et d’autres agents négociateurs au fédéral ont déposé une plainte à la Cour fédérale pour demander que le Conseil du Trésor et le procureur général du Canada mettent en place un système d’administration de la paye qui respecte leurs obligations en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques et de la Directive sur les conditions d’emploi. La Cour fédérale a d’ailleurs émis une ordonnance, depuis. Mais cela ne met pas fin à notre poursuite judiciaire pour autant. L’AFPC et les autres syndicats n’hésiteront pas à retourner devant les tribunaux si le gouvernement ne respecte pas l’ordonnance de la Cour.
  • Nous avons forcé le gouvernement à réembaucher des conseillers en rémunération afin que nos membres soient payés correctement.
  • Nous soutenons nos membres au Centre des services de paye de Miramichi.
  • Les dirigeantes et dirigeants de l’AFPC ont parlé aux médias à plusieurs reprises pour attirer l’attention du gouvernement sur cette importante question. 
  • Nous rencontrons régulièrement de hauts fonctionnaires de SPAC pour accélérer la résolution des problèmes et presser le ministère d’arranger Phénix.
  • Nous avons exigé de l’employeur qu’il prenne des mesures supplémentaires afin d’aider les employés pour qui les erreurs de paye ont des conséquences sur les impôts.
  • Nous avons obtenu de l’employeur qu’il mette en place un système transparent de remboursement des employés qui ont dû engager des dépenses en raison des problèmes de paye occasionnés par Phénix.
  • Nous avons demandé au gouvernement de prévoir un fonds de réserve de 75 millions de dollars pour aider les ministères et organismes à régler les problèmes de paye liés à Phénix, mais il a ignoré notre demande. Nous continuons néanmoins de faire pression sur le gouvernement pour qu’il investisse les sommes nécessaires pour arranger Phénix.
  • Nous avons écrit au greffier du Conseil privé afin qu’il recommande au gouvernement d’accorder les fonds nécessaires pour arranger Phénix.
  • Nous avons organisé une journée nationale d’action pour souligner le premier anniversaire de ce fiasco qu’est Phénix.
  • Nous encourageons nos membres à écrire au premier ministre Trudeau et à leur député afin de faire pression sur le gouvernement pour qu’il arrange Phénix.

Les recommandations et les pressions exercées par l’AFPC ont porté fruit. Le gouvernement a mis en œuvre des mesures pour régler certains des problèmes de paye. Entre autres, les employés qui ne reçoivent pas tout l’argent qui leur est dû peuvent demander de l’aide financière à leur ministère ou organisme et se faire rembourser les dépenses qu’ils ont dû engager en raison des erreurs du système Phénix.

L’AFPC multiplie ses exigences envers l’employeur pour régler les nouveaux problèmes et ceux qui perdurent. Nous avons réclamé plusieurs formes de dédommagement : les intérêts sur la perte de salaire, le remboursement des frais de préparation des déclarations de revenus et le remboursement des dommages-intérêts.

L’AFPC, de concert avec les autres syndicats de fonctionnaires, a entrepris de nombreuses initiatives dans le dossier de Phénix. Nous continuons de collaborer avec l’employeur pour redresser la situation, mais il reste encore beaucoup à faire avant que le système de paye fonctionne correctement.

 

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Pourquoi l’AFPC ne peut-elle pas intenter un recours collectif en notre nom?

L’article 236 de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique limite la capacité des syndicats et des fonctionnaires à poursuivre le gouvernement fédéral.

Bien que nous ne puissions pas intenter de recours collectif, nous avons tout de même poursuivi le gouvernement devant les tribunaux et examinons la possibilité d’entreprendre d’autres actions en justice pour régler les problèmes occasionnés par Phénix.

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Devrais-je déposer un grief?

Vous avez le droit d’être payé à temps et correctement. Toutefois, n’oubliez pas que, dans la majorité des cas, il est peu probable qu’un grief accélère le processus ou se traduise par d’autres avantages.

Nous avons quand même conseillé aux membres ayant de graves problèmes de paye (interruption continue de la paye normale) de déposer des griefs s’ils s’inquiètent de perdre leurs recours. Ce type de griefs peut être mis en suspens pendant que le Centre des services de paye traite ces dossiers.

Le processus de réclamation des dépenses mis en place par SPAC est la meilleure façon de se faire rembourser toute dépense imprévue occasionnée par Phénix. Si vous n’êtes pas satisfait du dédommagement offert par SPAC, vous pourrez alors déposer un grief.

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J’ai entendu dire que nos renseignements personnels ne sont pas protégés à cause de failles dans le système. Les miens ont-ils été compromis?   

En mai 2016, l’AFPC avait demandé à SPAC si le nouveau système d’administration de la paye protégerait adéquatement les renseignements personnels des fonctionnaires. SPAC avait répondu « oui ». Pourtant, il y avait eu des fuites, comme l’ont rapporté les médias en juillet 2016.

Peu après, la sous-ministre confirmait, dans une lettre ouverte au personnel affichée le 21 juillet sur le site de SPAC, qu’il y avait eu des cas d’atteinte à la vie privée de fonctionnaires.

La lettre mentionne qu’IBM s’était servi du nom, du montant de la paye et du CIDP d’employés pour tester le système Phénix. On y explique aussi qu’environ 70 000 gestionnaires ont pu voir les renseignements personnels de fonctionnaires fédéraux entre février et avril 2016. La sous-ministre conclue en affirmant que ces problèmes étaient réglés.

Selon la ministre Foote, en avril 2016, SPAC a avisé le commissaire à la protection de la vie privée des failles du système. Elle lui a demandé de se pencher de nouveau sur la question.

L’AFPC n’est pas convaincue d’être en possession de toute l’information dans ce dossier et ne comprend pas pourquoi SPAC lui a caché certains faits.

La présidente de l’AFPC, Robyn Benson, a donc écrit au commissaire à la protection de la vie privée pour lui demander de mener une enquête exhaustive afin que les fonctionnaires fédéraux soient convaincus que leur vie personnelle n’a pas été compromise et, dans le cas contraire, sachent quoi faire pour remédier à la situation.

Aucun autre cas d’atteinte à la vie privée n’a été signalé depuis.

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Comment expliquer que le gouvernement n’ait pas prévu tous ces problèmes?

Toutes les parties s’entendaient sur un point : il fallait moderniser l’administration de la paye et remplacer le système désuet qui était en place. Lorsque le gouvernement conservateur est passé à l’action, il en a profité pour éliminer des emplois, mais, comme pour d’autres exercices de réduction et de privatisation, il n’a pas démontré qu’il pouvait faire des coupes sans que cela ait de conséquences.

Dès 2011, l’AFPC recommandait à SPAC de ne pas réduire le nombre de spécialistes en rémunération avant que le nouveau système ait fait ses preuves. Malgré nos avertissements, le ministère est allé de l’avant.

Nous lui avons aussi fait valoir qu’il refilait aux ministères et aux organismes beaucoup de tâches qu’ils n’avaient pas l’habitude d’effectuer. Il devrait, par conséquent, leur offrir une formation. Les cours offerts n’étaient pas obligatoires et inadéquats.

Peu après l’entrée en service de Phénix, l’AFPC a informé le gouvernement à maintes reprises que le nouveau système engendrait des problèmes et lui a demandé de ralentir sa mise en œuvre et le transfert de nouveaux dossiers. Le gouvernement a fait la sourde oreille et les fonctionnaires en paient maintenant le prix.

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Comment le système de paye a-t-il changé? Pourquoi le gouvernement a-t-il mis en place un nouveau système?

Le Projet de regroupement des services de paye a rassemblé les services de paye de divers ministères et agences au Centre des services de paye de la fonction publique à Miramichi, au Nouveau-Brunswick. Les conseillères et conseillers en rémunération des ministères pouvaient choisir de déménager à Miramichi, mais la plupart ont décliné l’offre de transfert. Il a donc fallu engager et former plusieurs nouvelles personnes pour le Centre.

Le Centre de Miramichi administre les services de paye de 45 ministères et organismes qui emploient quelque 178 000 équivalents temps plein. 54 ministères, agences et organismes utilisent le système Phénix tout en ayant leurs propres conseillers en rémunération. Ils emploient quelque 88 000 équivalents temps plein. Le ratio de conseillers en rémunération par rapport aux employés est généralement plus élevé au sein de ces ministères, agences et organismes.

Le site Web du Centre des services de paye explique les motifs qui ont incité le gouvernement à changer de système.

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Quels genres de problèmes l’implantation du nouveau système a-t-elle engendrés?

L’implantation du système Phénix a créé de nombreux problèmes, par exemple :

  • Phénix ne reconnaît pas les horaires atypiques, donc les travailleurs ne sont pas correctement payés.
  • Il y a des erreurs de saisie des heures supplémentaires et du temps compensatoire, ce qui affecte la paye.·        
  • Certaines indemnités n’ont pas été programmées dans le nouveau système.
  • Les employés ne reçoivent pas leur relevé d’emploi.
  • L’impôt sur le revenu est souvent mal calculé.
  • Certains employés n’ont jamais été payés parce que leur dossier a été supprimé du système.
  • En plus de ne pas recevoir leur paye, certains employés, par exemple ceux sur les navires de la Garde côtière, ne peuvent pas communiquer avec le Centre de paye (ni par courriel, ni par téléphone) lorsqu’ils sont en mer.
  • Les données n’ont pas été fournies à l’assureur (SunLife) afin que les indemnités d’assurance continuent d’être versées, notamment aux fonctionnaires qui reçoivent des prestations d’invalidité.
  • Des paiements excédentaires sont versés parce que des congés de maladie ne sont pas correctement entrés dans le système.
  • Absence d’un processus rapide pour activer les nouveaux dossiers aux fins de la pension.
  • Retards dans l’inscription des nouveaux employés, des stagiaires d’été et des employés occasionnels dans le nouveau système.
  • Retards dans le versement des pensions aux nouveaux retraités.
  • Atteintes à la vie privée.

En outre, certaines formes de rémunération et d’indemnités ne sont pas correctement calculées, par exemple :

  • le salaire pendant un congé avec étalement du revenu;
  • les indemnités de congé de maternité et de congé parental (les suppléments);
  • le salaire pendant un retour au travail progressif (fonctionnaires payés en partie par l’employeur et en partie par SunLife);
  • les augmentations d’échelon;
  • la rémunération d’intérim;
  • les prestations d’assurance-invalidité.

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Pourquoi y a-t-il autant de problèmes avec le système de paye?

Il y a trois problèmes systémiques avec le nouveau système de paye :

1.        Manque de personnel : L’employeur a sous-estimé le nombre de personnes qu’il faut pour gérer efficacement les services de paye des ministères qui ont transféré leurs dossiers à Miramichi. Pendant des années, il a insisté pour dire que 550 personnes suffiraient à faire le travail qui était autrefois accompli par des milliers de conseillères et conseillers en rémunération. Il n’a pas réfléchi aux mesures qu’il devrait prendre si sa prédiction se révélait fausse.  

2.        Manque de formation et d’information : La formation sur le logiciel Phénix était lacunaire. De plus, la centralisation des services de paye à Miramichi et la mise en œuvre de Phénix ont créé de nouvelles tâches pour les gestionnaires, les spécialistes en ressources humaines et les agents et agentes des finances. Nombre d’entre eux l’ignorent ou n’ont pas été bien formés pour s’en acquitter.

3.        Problèmes liés au logiciel : Le logiciel semble présenter des problèmes inhérents qui ne sont pas faciles à résoudre, surtout si l’on tient compte du manque de personnel au Centre de la paye à Miramichi.

Les membres du personnel du Centre de paye de Miramichi font de leur mieux pour émettre les payes correctement et à temps. Toutefois, le manque de personnel et de formation ainsi que les lacunes du nouveau système Phénix les empêchent de bien faire leur travail.

 

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28 Février 2017
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