2.1.1 Il revient à l’AFPC de déterminer quand un voyage doit avoir lieu, la destination, le voyageur ou la voyageuse en cause et le moyen de transport. Elle choisit également le type d’hébergement ainsi que le moyen et la classe de transport, sous réserve de la Politique. Tous les voyages doivent être préautorisés.

 2.1.2. Le personnel et les membres peuvent faire des réservations de voyage à titre personnel auprès de Voyages W.E. à condition d’utiliser leur propre carte de crédit.

2.1.3 Les personnes qui voyagent pour le compte de l’AFPC ont droit à un moyen de transport et à un hébergement confortable et de bonne qualité. Les indemnités, les taux, les remboursements et les modalités de paiement doivent être suffisants pour acquitter les frais raisonnables et légitimes engagés pendant qu’elles sont en service commandé.

2.1.4 Il incombe aux voyageurs et voyageuses ainsi qu’aux personnes autorisant les voyages de prendre connaissance de la Politique. Les questions concernant l’application de la Politique doivent être soumises à ces dernières.

2.1.5 En règle générale, le voyage doit commencer dans la zone d’affectation du voyageur ou de la voyageuse un jour ouvrable normal.

2.1.6 Le personnel de l’AFPC chargé des arrangements de voyage doit remplir le formulaire « Autorisation de voyage et demande d’avances » dans les cas suivants : trajets de plus de 100 km ; location de voiture ; moyen de transport commercial ; hébergement.

2.1.7 Dans les cas où il est impossible d’obtenir une autorisation préalable (changement imprévu d’itinéraire lors du déplacement ou déplacement d’urgence, par exemple), l’autorisation sera donnée conformément à la Politique.

2.1.8 Si le déplacement est continuel, l’AFPC peut donner une autorisation mensuelle de voyage. Exemple : circonstances inhabituelles telles qu’une réinstallation de courte durée.

2.1.9 S’il y a des changements dans un voyage d’affaires déjà autorisé, tels qu’un changement d’itinéraire ou de moyen de transport, une modification de l’horaire de travail qui influe, par exemple, sur le voyage de fin de semaine au foyer, et toute modification des dispositions concernant le logement pour une nuit, ces changements doivent être préautorisés.

2.1.10 Il faut annexer à la demande de remboursement des frais une note expliquant les éléments qui n’ont pas déjà été autorisés ou les changements apportés aux éléments déjà autorisés. On peut aussi écrire une note à cet égard sur la demande même.