Congrès national triennal 2018 de l'AFPC Lignes directrices sur les Voyages

Le Congrès national triennal 2018 de l'AFPC débutera le dimanche 29 avril 2018 à 14 h 30 et se terminera le vendredi 4 mai 2018 à 12 h.

L'inscription aura lieu au Palais des congrès du Toronto métropolitain (Metro Toronto Convention Centre), Immeuble nord, 255 rue Front O., Toronto, (Ontario) M5V 2W6, comme indiqué ci-dessous :

Samedi 28 avril 2018 :                          16 h à 20 h

Dimanche 29 avril 2018 :                     7 h 30 à 14 h 15

Toutes les personnes déléguées qui assisteront au Congrès devront remplir le formulaire d’inscription. Les directives pour les inscriptions en ligne seront distribuées individuellement aux personnes déléguées confirmées, dès que leur nom aura été reçu par l’Agente de congrès, de conférences et de projets.

Il faut d’abord s’inscrire pour ensuite prendre les dispositions de voyages et d’hébergement.

La date limite pour les inscriptions est :
le 12 janvier 2018

Nous avons demandé à nos agents de voyages d’assurer les déplacements au 18e Congrès national triennal de l’AFPC par les modes de transport les plus économiques en fonction du point de départ.

  • Dans le cas des personnes déléguées qui doivent parcourir plus de 300 km (aller simple), l’avion est le « mode normal de transport ».
  • Dans le cas des personnes déléguées qui doivent parcourir moins de 300 km (aller simple) et qui n’ont pas accès au transport par chemin de fer, l’autobus ou la voiture est le « mode normal de transport ».
  • Dans le cas des personnes déléguées qui ont moins de 300 km à parcourir (aller simple) et qui ont accès par chemin de fer, le « mode normal de transport » est le train.

Pour obtenir une réponse à des questions concernant le « mode normal de transport » ou pour faire approuver des dispositions de voyage qui dérogent aux présentes lignes directrices, communiquez avec l’Agente de congrès, de conférences et de projets au (613) 560-2597 ou par courriel à : convention-congres@psac-afpc.com.

DÉPLACEMENT VERS TORONTO

  • Les personnes déléguées peuvent voyager le samedi 28 avril 2018 afin d’arriver à Toronto avant 23 h (heure normale de l’Est (HNE)). L'agent de voyage de l'AFPC avisera les personnes déléguées des vols approuvés de leur région.
  • Veuillez noter que pour les personnes résidant dans la région de Toronto (jusqu’à 60km du Palais des congrès du Toronto métropolitain), une chambre sera retenue à compter du dimanche 29 avril. Le remboursement des frais pour ces personnes déléguées commencera ce jour-là.
  • On s’attend à ce que la majorité des personnes déléguées puissent arriver le samedi ou le dimanche et, par conséquent, l’AFPC n’aura pas à payer le congé sans solde du vendredi 27 avril 2018. Pour toutes dispositions de voyage qui dérogent aux présentes lignes directrices, veuillez obtenir l’autorisation préalable auprès de Gaëlle Félix, Agente de congrès, de conférences et de projets. (L'AFPC paiera les logements à compter du vendredi 27 avril pour les délégués qui doivent voyager ce jour en raison des restrictions prévues dans le temps de vol.)
  • Si les réunions des Éléments se tiennent avant ou après le congrès, ceux-ci doivent assumer les dépenses supplémentaires qu’engageront les personnes qui doivent y assister. L'AFPC remboursera les personnes déléguées comme si elles s’étaient déplacées uniquement pour assister au congrès.

DÉPART DE TORONTO

  • Les personnes déléguées devront quitter Toronto le vendredi 4 mai 2018; mais aucun vol n’est prévu avant 14 h 00. L’AFPC ne remboursera pas les frais d’hébergement pour le vendredi 4 mai aux personnes déléguées qui ont décidé de prolonger leur séjour à Toronto jusqu’au samedi pour des motifs personnels.
  • Les personnes déléguées dont le vol arrive à destination après 23 h 45 pourront rester à Toronto le vendredi 4 mai et partir le lendemain, le samedi 5 mai, en avant-midi. L’AFPC acquittera les frais d’hébergement pour la nuit. Nous étudierons toutes les demandes qui sortent de l’ordinaire.
  • L’AFPC ne peut assumer des frais supplémentaires pour les personnes déléguées dont le « mode normal de transport » aurait été l’avion ou le train, mais qui ont choisi de se rendre à Québec en voiture. Elles seront donc traitées comme si elles avaient pris l’avion ou le train et devront repartir le vendredi ou assumer elles-mêmes les frais supplémentaires d’hôtel, de repas, etc.

TRANSPORT TERRESTRE

Nous demandons à toutes les personnes déléguées de prendre la navette pour se déplacer entre l’aéroport de Toronto et leur hôtel.

Le service de transport Union Pearson Express (UP Express) assure la correspondance entre les deux plaques tournantes du transport les plus achalandées au Canada, à savoir l’aéroport international Pearson de Toronto et la station de métro Union qui est située au centre-ville de Toronto. Les départs des trains UP Express se font toutes les 15 minutes et le trajet dure seulement 25 minutes. La gare Pearson UP Express est située dans l’aérogare 1, directement à côté du train Terminal Link qui relie les aérogares 1 et 3. Pour plus de renseignements, consultez le site Web upexpress.com

Des renseignements supplémentaires sur les tarifs de groupe et les horaires seront fournis aux personnes déléguées confirmées en janvier 2018.

Tous les autres frais de transport terrestre seront remboursés conformément à la Politique de l’AFPC sur les voyages. Nous recommandons aux personnes déléguées de conserver leurs reçus.

Veuillez noter que des exceptions seront accordées pour les cas de mesures d’adaptation liées à un handicap, mais une approbation préalable sera requise.

INDEMNITÉ QUOTIDIENNE

L’indemnité quotidienne établie par le congrès est de 105 $ et s’applique ainsi :

  • Six (6) jours officiels du Congrès (du dimanche 29 avril au vendredi 4 mai).

Lorsque ces dépenses ne sont pas couvertes par l’indemnité quotidienne ou l’indemnité de transport terrestre (par exemple, le voyage du samedi 28 avril) les repas et les faux frais seront remboursés aux taux précisés dans la Politique de l’AFPC sur les voyages. Le remboursement sera calculé en fonction du moyen de transport le plus rapide et de la durée du voyage par transport commercial.

HÉBERGEMENT

Le Congrès aura lieu au Palais des congrès du Toronto métropolitain, Immeuble Nord (Toronto). Des blocs de chambres ont été réservés dans les hôtels suivants : Intercontinental Toronto et Fairmont Royal York. L’AFPC confirmera aux personnes déléguées leur hébergement avant le 29 janvier 2018. Pour retenir une chambre, il faudra que la personne déléguée complète son inscription.

Veuillez noter que pour les personnes déléguées résidant dans la région de Toronto (et à moins de 60 km aller simple), une chambre vous sera réservée dès le dimanche 29 avril 2018.

Nous mettrons à la disposition de l’hôtel la liste complète des noms des personnes déléguées en fonction des renseignements donnés sur le formulaire d’inscription. Le taux d’hébergement (taxes en sus) sera imputé au compte principal de l’AFPC. Les personnes déléguées sont responsables de toutes les dépenses personnelles imputées à leur chambre (p.ex., accès internet, films, repas, appels téléphoniques, etc.). Elles doivent s’inscrire comme à l’habitude (argent comptant ou carte de crédit) et régler la note de la façon habituelle (régler les comptes de dépenses en plus de l’hébergement à l’hôtel pour les nuits supplémentaires qu’elles ont décidé d’ajouter). Si vous n'avez pas de carte de crédit, veuillez communiquer avec Gaëlle Felix au (613) 560-2597, ou par courriel à convention-congres@psac-afpc.com , avant le 9 mars 2018.

Toutes les personnes déléguées doivent réserver dans les blocs de chambres de l’AFPC.

Veuillez prendre note que les hôtels n’acceptent pas de réservations individuelles. Toutes les demandes doivent se faire par l’entremise de l’AFPC.

Veuillez aussi noter qu’on ne peut fumer nulle part dans l’hôtel.

DISPOSITIONS DE VOYAGE

Les personnes déléguées peuvent faire leurs réservations de train et d’avion auprès de l’agence de Voyages W.E. à compter du 29 janvier 2018.

Voyages W.E. – 25-A, rue York
Ottawa (Ontario) K1N 5S7
T : (613) 232-9908 | 1-888-676-7747 | (613) 232-9931
ATS: 1-800-855-0511

La date limite pour faire vos réservations de voyage est
le 9 mars 2018

Transport de l'extérieur de la région de Toronto

L’agence de voyages a reçu la consigne de réserver « au taux réduit le plus bas », y compris la sélection des sièges et les frais de bagage. Les personnes déléguées qui décident de se déplacer par avion ou par train à un taux plus élevé devront assumer les frais supplémentaires. Voyages W.E. facturera directement à l’AFPC vos frais de voyage jusqu’à concurrence des taux approuvés ; les personnes déléguées devront remettre directement à l’agence de voyages l’excédent de ces taux.

« Les participantes et participants sont responsables des pénalités engendrées par un changement ou une annulation après que le billet a été émis, sauf dans les cas où les changements ou les annulations sont causés par des circonstances inhabituelles ou des urgences indépendantes de leur volonté ».

Les personnes déléguées ne peuvent pas acheter elles-mêmes leur billet d’avion ou de train sans avoir obtenu au préalable l’autorisation de l’Agente de congrès, de conférences et de projets. Si autorisé, le remboursement ne dépassera pas le coût réel, jusqu’à concurrence du tarif le plus économique que l’AFPC ait pu obtenir. Les personnes déléguées doivent présenter une preuve de paiement du billet d’avion ou de train.

Déplacement au moyen d’un véhicule personnel (VP)

Les personnes déléguées qui ne résident pas dans la région où se tiendra le Congrès (Toronto) qui souhaitent voyager par VP, bien qu’elles aient accès à des moyens de transport commercial (train, avion, etc.), se verront rembourser pour la distance kilométrique au taux applicable ainsi que leur stationnement, jusqu’à un maximum de 700,00$ (aller-retour).

La perte de salaire sera dédommagée en fonction du temps qu‘il aurait fallu prendre pour voyager en avion ou en train.

Les personnes déléguées qui n’ont pas de transport commercial (train, avion) à leur disposition autrement que par un VP, seront remboursés kilométrage au taux spécifié dans la Directive sur les voyages de l'AFPC, ainsi que le remboursement de leur stationnement à l'hôtel (sans recours au service voituriers).

Toute autorisation pour voyager par VP doit être obtenue à l'avance en communiquant avec nous par courriel à convention-congres@psac-afpc.com.

Personnes habitant dans la région de Toronto

Les personnes déléguées qui habitent dans la région où se tiendra le Congrès (Toronto) qui voyagent en véhicule personnel (VP), seront remboursés le kilométrage au taux spécifié dans la Directive sur les voyages de l'AFPC, ainsi que le remboursement de leur stationnement à l'hôtel (sans recours au service voituriers).

GARDERIE SUR PLACE OU FRAIS DE GARDE FAMILIALE

La politique de garde familiale de l’AFPC a pour but d’enlever un obstacle qui peut empêcher les personnes déléguées de participer pleinement aux activités du Syndicat et qui prévoit le remboursement des frais de garde familiale. Une copie de la politique est disponible sur le site Web de l’AFPC à http://syndicatafpc.ca/politique-de-garde-familiale.

Le but de la garderie sur place est de lever un des obstacles qui empêchent les personnes déléguées de participer pleinement au Congrès et est fournie uniquement pour celles et ceux qui ne pouvaient pas assister autrement, si le service n’avait pas été disponible. La personne qui amène et vient chercher ses enfants à la garderie doit absolument être inscrite sur la liste des personnes déléguées. Les demandes doivent être reçues au plus tard le vendredi 9 mars 2018 à convention-congres@psac-afpc.com.

Sur demande, une avance peut être accordée pour les frais de soins de la famille. Des informations détaillées doivent être fournies à l'avance pour approbation préalable. Veuillez communiquer avec Gaëlle Félix au (613) 560-2597 ou par courriel convention-congres@psac-afpc.com.

PERTE DE SALAIRE

Vous avez droit au remboursement de la perte réelle de salaire correspondant aux jours ouvrables passés au Congrès. Aucune rémunération n’est accordée pour la fin de semaine, les heures supplémentaires et le temps de déplacement, sauf dans les cas suivants :

  • Lorsqu'une personne déléguée a été autorisée à voyager pendant les heures normales de travail, le remboursement sera calculé en fonction du mode de transport commercial le plus rapide et du nombre d'heures nécessaire pour effectuer le déplacement (avion, par ex.).
  • L’AFPC rembourse la perte de salaire des personnes qui auraient normalement travaillé le samedi 28 avril et/ou le dimanche 29 avril 2018.  Dans ces cas, elles doivent fournir une preuve officielle de leur horaire ou quart de travail prévu.
  • Pour les personnes déléguées qui demandent à voyager en voiture où la règle sur le montant maximal pour prendre son véhicule s’applique, les directives ci-dessus s'appliquent également.

DEMANDE DE REMBOURSEMENT

Veuillez noter que les demandes de remboursement des personnes déléguées seront préparées avant le Congrès et un chèque couvrant les indemnités quotidiennes, le salaire, les repas supplémentaires et les faux frais (selon les itinéraires de voyage approuvés) sera remis lors de l'inscription à la Convention. Seul le salaire des personnes déléguées qui auront soumis leur formulaire « Demande de remboursement de perte de salaire » au plus tard le 9 mars 2018 sera inclus dans le chèque (le lien au formulaire sera envoyé aux personnes déléguées qui se sont inscrit au mois de de janvier 2018).

Ce chèque constitue un remboursement des frais et non une avance. Les personnes déléguées seront tenues de remplir une demande complémentaire seulement si elles réclament le remboursement des frais de transport terrestre, du salaire (s’il n’est pas inclus dans le chèque) et des dépenses supplémentaires qui auront été approuvées au préalable.

Le personnel de la Section de la comptabilité sera sur place au Congrès pour vous aider à compléter votre demande de remboursement en ligne (via le Portail des Dépenses des Membres (PDM)). Veuillez présenter les reçus originaux se rattachant au transport terrestre et la preuve d’horaire de travail (si vous devriez régulièrement travailler la fin de semaine).

Les demandes de remboursement des dépenses doivent être soumises à la Direction des finances dans les 90 jours suivant la tenue du Congrès.

BESOINS PARTICULIERS LIÉS À UN HANDICAP

Si, au moment de l’inscription, vous avez signalé des besoins d’adaptation, on vous demande de communiquer avec Gaëlle Félix au 613-560-2597 ou par courriel à convention-congres@psac-afpc.com pour en faire le suivi.

PRODUITS PARFUMÉS INTERDITS !

Par égard pour la santé de nos consœurs et confrères qui peuvent souffrir de sensibilités environnementales et en vue d’éliminer les contaminants atmosphériques, l’AFPC demande à tous les participants et participantes au Congrès d’éviter d’utiliser des produits parfumés, notamment les parfums, les eaux de Cologne, les lotions, les fixatifs, les désodorisants et tous autres produits mis en marché par l’industrie des parfums.

 

Fichiers joints: 
Fichier attachéTaille
PDF icon congres_afpc_2018_-_lignes_directrices_sur_les_voyages_-fr.pdf143.98 Ko
12 Septembre 2017
Share/Save